• شرح وظایف واحدبایگانی

    -انجام کلیه امور جاری بایگانی نامه های دفتر شهردار تهران، مشاورین، معاونین اعم از نگهداری سوابق، ثبت سوابق بایگانی به صورت سیستم اتوماسیون اداری و اصل کاغذی انجام می گردد.

    -خدمت رسانی در ارائه سوابق مورد نیاز دفتر شهردار تهران، معاونین و مشاورین ایشان

    -تشکیل پرونده جهت اعضای محترم دفتر شهردار و دبیرخانه دفتر شهردار و بخشنامه های شهردار تهران ومعاونین

    -سوابق و نامه های موجود در بایگانی پس از 10 سال طبق بخشنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی به علت عدم پیگیری سوابق و کمبود جا و مکان و همچنین فاقد ارزش پیگیری سوابق توسط اداره کل تشکیلات و آموزش براساس بخشنامه سازمان امحاء می گردد که در حال حاضر سوابق موجود در بایگانی از سال 1372وجوددارد که بایستی توسط اداره کل تشکیلات و آموزش امحاء گردد.

  • شرح وظایف واحد صدور و تفکیک

    دریافت نامه های وارده که باید ارجاع شود و نیاز به ارسال کاغذی می باشد.

    تحویل کاغذی نامه ها از واحد نگارش

    تشخیص مواردی که نیاز به ارسال کاغذی می باشد.

    تهیه لیور و ارسال جهت مسئول دبیرخانه

  • شرح وظایف واحد توزیع نامه ها

    توزیع نامه های ساختمان شورای اسلامی شهر، ساختمان مرکزی و ساختمان روابط عمومی در قبال اخذ رسید.

    توزیع نامه های سازمان ها و ادارات و شرکت هایی زیر مجموعه شهرداری و سازمان ها و ارگان ها و نهادهای خارج از شهرداری به صورت روزانه و اخذ رسید.

    توزیع پاکت ها و بسته های واصله از معاونت ها برای نقاط مختلف در سطح شهر تهران

    حفظ اسرار و امانتدار بودن

    حفظ و نگهداری رسیدهای اخذ شده به مدت 5 سال و بایگانی آنها برحسب تاریخ

  • شرح وظایف واحد نگارش

    مطالعه دستور و سوابق نامه

    تایپ و تهیه پیش نویس

    تهیه پیش نویس ابتدا به ساکن با توجه به مطالب ارسال شده توسط مافوق

    تهیه و تدوین گزارش ها

    اصلاح

    تهیه کارتابل در خصوص نامه هایی که نیاز به ارسال کاغذ می باشد.

    تایپ پیش نویس به امضاء شهردار محترم

  • شرح وظایف واحد پردازش

    دریافت اتوماسیونی کلیه نامه ها و در صورت نیاز به وجود کاغذ دریافت کاغذ

    دریافت و بررسی نامه هایی که نیاز می باشد جهت استحضار

    ارسال جهت استحضار مقام مافوق

    پیگیری اموری که از طرف مافوق ارجاع می شود

  • شرح وظایف واحد پذیرش

    دریافت نمابر و در صورت اهمیت نامه و داشتن مشکل، پیگیری تلفن از مرجع ارسال کننده نمابر تا اصلاح آن

    ثبت ، اسکن و اختصاص شماره و تاریخ

    بررسی و جستجوی سوابق

    وارد کردن دستور و اقدام براساس دستور

    ممهور کردن نامه ها به مهر اقدام سیستمی

    ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و ارسال به واحد پردازش

    ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و ارسال کاغذ به واحد بایگانی

    ارسال سیستمی کلیه نامه ها به واحد پردازش

  • شرح وظایف رئیس دبیرخانه

    ارجاع نامه های شهرداری تهران و شهردار محترم تهران بر حسب موضوع به معاونتهای ذیربط

    نظارت بر حسن انجام کار واحدهای دریافت نامه ها و توزیع نامه ها و تفکیک نامه هاو ثبت و اسکن و بایگانی و دفتر ارتباطات مردمی

    تهیه پیش نویس نامه های صادره دبیرخانه مرکزی

    ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه

    نظارت بر حسن انجام امور مربوط به امور رفاهی، پرسنلی، اداری و امور بانوان

    نظارت بر امور مربوط به آموزش پرسنل شاغل در دبیرخانه

    شرکت در جلسات ماهانه روسای دبیرخانه های قوای سه گانه و شورای هماهنگی دبیرخانه های شهرداری تهران.